電話をしながら資料を読む…などマルチタスクという言葉、聞いたことありますか？
新社会人になってから効率良く仕事をしている先輩を見て、不安に思う方たくさんいらっしゃるでしょう。
いろんな仕事を同時にこなしており、凄いなと感じますよね。
マルチタスクは仕事において本当に必要なのでしょうか？
効率的に仕事しているように見えて、実はクオリティは低いことが多いのが現実です。
ユダ大学応用認知ラボでの研究によるとマルチタスクで効率よく仕事をできる人間は人類全体の2%しか存在しないとの結果が出ています。
一般的にはマルチタスクは非効率だとされています。しかしマルチタスクのやり方によっては、仕事効率は格段に上がります！
僕は看護師として日々たくさんの患者さんの担当をさせて頂いています。
1日多くて7人、夜間だと12人ほど。さらに病棟の責任者を任されると60人以上の状態を一気に把握し看護活動を行わなければなりません。
そうなると必然的に効率の良い仕事が求められてきます。仕事の優先順位を付けることも大切ですし、時には同時進行で仕事をしなければならないこともあります。
僕は80%くらいのクオリティで仕事をするマルチタスクは得意な方です。
そんな僕が思うマルチタスクを上手に使う方法を説明してみたいと思います。
本記事では僕の主観的な考えが多々含まれます。皆さんには合わない仕事方法かもしれません。
ですがマルチタスクに興味がある方、上手く使いこなしてみたい方は一度真似をしてみても良いかもしれません。
それでは、よろしくおねがいします。
マルチタスクとは
マルチタスクとは複数の仕事を並行して進めていくことです。
例えば「電話をしながら資料を読む」などです。
相対する言葉としてシングルタスクがあります。
マルチタスクが効率的と思う方と非効率的と思う方に分かれると思います。
記事の冒頭での説明したとおり、科学的にみるとマルチタスクはデメリットが多いです。
ですが僕の意見は、
マルチタスクは正しく使えば仕事効率を格段に上げる
僕の場合のマルチタスクは完全に同時進行ではなくて、1つのタスクが8割くらい終わったところで次のタスクにも同時に取り掛かっていくイメージなので、連続したシングルタスクを少しずつ被せながら取り組んでいく方法です。
具体的な方法についてはこの先でお話ししていきますね。
マルチタスクが非効率的である２つの理由
まずはネガティブな側面からお話ししていきます。
一般的にマルチタスクは非効率的であると言われています。
マルチタスクで効率的に仕事をできる人は人類の2%しかいないと言われています。
マサチューセッツ工科大学の研究機関など多くの研究所や脳科学者が
人の脳は一度に一つのことしかできない
としています。
マルチタスクが非効率であるとされているのは
①集中力が分散される
②脳に負担がかかり仕事の切り替えが上手くできない
このような理由です。このような状態になった結果、仕事でミスをしてしまう可能性が高くなってしまいます。
①集中力が分散される
「気が散っている」のと同じ状態になってしまいます。
せっかく能力を持っていたとしても、このような状態では最高のパフォーマンスを発揮することができません。
その結果、細かいミスが増えてしまいますし、重大なミスを起こしてしまうリスクが高まります。
②脳に負担がかかり仕事の切り替えが上手くできない
人間の脳は、タスクの切り替えをする際に時間を要します。
その時間が積み重なっていった結果、シングルタスクでの仕事をしていた方が、時間効率は良かった…という結末です。
また反射的にしてしまった仕事を脳の処理は追い付かないため「あれ、なんだっけ？」と思い出せない原因にもなってしまいます。
脳に負担がかかり、仕事の切り替えがうまくできないために余計に時間がかかる、そしてミスが増えてしまう原因にもなってしまいます。
実際スタンフォード大学が行った実験では「マルチタスク型の仕事をする人のほうが、1つの仕事に集中する人よりも作業能率が低い」という結果が出ています。
マルチタスクを正しく使うための具体的行動方法
それでも僕はマルチタスクを仕事に上手に取り入れていくべきだと思っています。
使い方次第では仕事効率が格段に上がるということを僕自身が経験しているからです。
それと同時に、ただ闇雲に行うマルチタスクが非効率だということも実際に経験しています。
だからこそマルチタスクを行うためには事前の準備が必要です。
①仕事を始める前に1日のうちにやるべき仕事の把握を確実に行う
②その仕事に優先順位を付け、スケジューリングする
③シングルタスクが望ましいものとマルチタスクができそうなものをピックアップする
④マルチタスクができそうなものは、何と何を同時に進行できそうか事前に検討する
⑤ピックアップした個々の仕事も段取りをあらかじめ決めておく
そして仕事に取り組んで見ましょう。
これに関してはどんな仕事にも共通して言えることだと思いますが、ポイントはスケジューリングと優先順位！
シングルタスクとマルチタスクを上手に使い分けるって言うのが、仕事における最効率化の方法だと僕は思っています。
仕事にマルチタスクを取り入れてみましょう
前章で説明した「マルチタスクを行うための具体的な行動方法」を事前に実践してから仕事に取り組んで見てください。
僕が実際に行っている方法は
基本的にはシングルタスクで仕事を進めていき、マルチタスクが行えそうな仕事に関しては1つの仕事の終わり際と次の仕事の始まりの部分を同時進行させる
絶対にミスが生じない部分まで仕事を進めることができたら、体はその仕事を続けますが、頭の中では次の仕事の段取り、導入部分について考えながら動きます。
先に「仕事の切り替えの際に脳は時間をかけてしまう」ということを話しましたが、それを完全に逆手に取っています。
仕事の切り替えの部分をなくすためには、仕事を被せることが最適だと今までの看護師として働く中で気が付いたからです。
看護師さんたちの中では、このように仕事している方多いのではないでしょうか？
マルチタスクを取り入れてみて、効率的に仕事ができないからと言って嘆く必要はありません！普通はそれが当たり前だからです。
シングルタスクの方が集中力も保つことができ、ミスも減りますからね。
それでも時間に追われてしまう世の中ですから、何とか仕事効率を上げるための工夫の一つくらいで実践してみてもらえると嬉しいです。
まとめ
マルチタスクを上手に使う方法をわかっていただけましたでしょうか？
一般的には非効率といわれる方法でも、工夫次第ではいくらでも覆すことができると思います。無理して覆す必要ないが、お試しの価値ありです。
別にマルチタスクができたからと言って偉くも何ともないですし、1つの仕事スキルとして使えるだけです。
カッコよさや憧れはあるかもしれませんが、確実な仕事をできる人間の方が評価される世の中です。
無理して格好つけて逆の評価をもらわないように気を付けてくださいね！
この先おまけでマルチタスクの適正テストを紹介しているので挑戦してみてくださいね。
最後まで読んでいただき
ありがとうございました
Twitterでも有益な情報を発信しているのでフォローをしてもらえると嬉しいです！
おまけ ～マルチタスクの適正テスト～
携帯でカラオケ音源を聴いて歌詞を見ずに歌いながらパソコンでタイピングすることできますか？？
これ、できる人は部分的にでもマルチタスクを取り入れて、さらに仕事効率化をできるかもしれません！
できない方は、それがマルチタスクの難しさとして実感してもらえたと思います。
1つずつ、確実に仕事をこなす方法を選択するのが、最も効率の良い仕事方法かもしれません。
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